Vēlies izmantot Jira iespējas pilnībā? Sāc šeit – 6 labās prakses ieteikumi Jira lietotājiem

Jira projektus un tajos ietvertos uzdevumus var uzskatīt par mērķtiecīgu darbību konkrēta rezultāta sasniegšanai.

Pirms Jira ieviešanas ir vērts apzināt visas organizācijā iesaistītās puses – kas izmantos Jira, kāda informācija šiem lietotājiem būs jāievada sistēmā un kāds ir vēlamais rezultāts.

Detalizēts darba procesu un prasību apraksts veido labu pamatu rīka ieviešanai tā, lai tas atbilstu dažādu iesaistīto pušu vajadzībām.

Piemēram, TWN izmantojam Jira Software projektus galvenokārt programmatūras izstrādes projektu pārvaldībai, komandu darba uzraudzībai un arī personāla atlases procesa atbalstam.

Visiem iepriekš minētajiem procesiem ir ļoti atšķirīgi mērķi, tāpēc arī Jira projekti, kas tos atbalsta, ir strukturēti atšķirīgi.

Pārdomāta projektu loģika un struktūra mūs noved pie nākamā temata – Jira galvenā administratora.

Jira elastība ir viena no tās lielākajām priekšrocībām. Tomēr labās prakses principu ievērošana var kļūt sarežģīta, ja dažādas iesaistītās puses pārvalda sistēmu pēc saviem ieskatiem.

Mūsu klienti savus galvenos administratorus mēdz dēvēt pat par “Jira dieviem”. Tie ir pieredzējuši Jira administratori, kuri:

• izprot Jira kā vienotu veselumu;
• prot pārvērst gala lietotāju vajadzības Jira funkcionalitātē;
• veido jaunus projektus un uztur esošos, izmantojot pēc iespējas optimālākas konfigurācijas.

Galvenā administratora uzdevums ir noskaidrot, kādas problēmas gala lietotājiem rodas ar pašreizējo risinājumu un/vai kādi rezultāti ir jāsasniedz nākotnē, nevis uzreiz ķerties pie jaunu prasību ieviešanas.

Lai gan izmaiņas bieži vien var veikt ar dažiem klikšķiem, ir svarīgi saglabāt kopainu. Problēmas definēšana un vēlamā mērķa noteikšana palīdz izveidot mērogojamu risinājumu un samazināt darba dublēšanos.

Optimāla konfigurācija ir cieši saistīta ar nākamajiem labās prakses principiem – standartizāciju, piekļuves tiesību pārvaldību, kā arī informācijas paneļu un testēšanas vides ieviešanu.

Apskatīsim piemēru ar programmatūras izstrādes projektiem. Programmatūras X un Y izstrāde tiek pārvaldīta divos atsevišķos Jira projektos.

Darba procesu posmi (jeb uzdevuma iespējamais dzīves cikls) Jira vidē tiek aprakstīti kā darbplūsmas (workflows). Katram jaunam Jira projektam pēc noklusējuma tiek piešķirta sava darbplūsma un citi sākotnējie iestatījumi.

Ja programmatūras X un Y izstrādes procesi ir līdzīgi un nav nepieciešami atšķirīgi iestatījumi, laba prakse būtu abiem projektiem izmantot vienu kopīgu darbplūsmu.

Ja nākotnē paredzēts izveidot desmitiem vai pat simtiem līdzīgu projektu, standartizācija un kopīgu konfigurācijas elementu izmantošana dažādos projektos palīdzēs samazināt administratīvo slogu un novērst sistēmas veiktspējas problēmas.

Piekļuves tiesību shēma nosaka, kuri lietotāji var skatīt projekta uzdevumus un veikt noteiktas darbības projektā.

Jira vidē grupas ir globālas, savukārt lomas ir piesaistītas konkrētiem projektiem. Tālāk redzamajā piekļuves tiesību shēmas attēlā parādīts, ka “Browse Projects” atļauja (projektu skatīšanas tiesības) ir piešķirta divām lomām.

Piemēram, ja “Browse Projects” atļauja tiek piešķirta grupai, projekts un tā uzdevumi būs redzami visiem šīs grupas dalībniekiem (piemēram, grupai, kurā iekļauti visi organizācijas darbinieki).

Tomēr, ja ne visiem lietotājiem drīkst būt tiesības veikt noteiktas darbības projektā (piemēram, veidot, rediģēt vai piešķirt uzdevumus), šīs atļaujas būtu ieteicams piesaistīt konkrētām lomām.

Grupas var izmantot arī gadījumos, kad projektam pievienojas ārējie lietotāji.

Šādu lietotāju apvienošana grupā un nepieciešamo piekļuves tiesību piešķiršana visai grupai, visticamāk, būs efektīvāka nekā katra ārējā lietotāja pievienošana projekta lomām atsevišķi. Tomēr šāda pieeja darbojas tikai tad, ja visiem grupas dalībniekiem var piešķirt vienādas piekļuves tiesības.

Jira informācijas panelis (dashboard) ir lielisks veids, kā attēlot statistiku un iegūt kopskatu par vienu vai vairākiem projektiem, izmantojot izvēlētos kritērijus.

Labi izveidoti informācijas paneļi palīdz novērst informācijas sadrumstalotību un nodrošināt visām iesaistītajām pusēm nepieciešamo informāciju vienuviet. Informācijas paneļiem var atsevišķi konfigurēt rediģēšanas un skatīšanas tiesības.

Informācijas paneļos dati tiek attēloti ar sīkrīku (gadgets) palīdzību. Tie iegūst informāciju no filtriem (saglabātiem JQL vaicājumiem) vai tieši no projektiem.

Piemēram, sīkrīks “Assigned to Me” parāda visus lietotājam piešķirtos uzdevumus. Tas izmanto filtru assignee = currentUser(), kas attēlo atšķirīgus datus atkarībā no tā, kurš lietotājs ir pieteicies Jira un skatās informācijas paneli.

Jira informācijas paneļa piemērs.

Viens no elastīgākajiem sīkrīkiem ir Filter Results, kas attēlo datus no saglabāta filtra. Filtros var izmantot dažādas funkcijas, un, tās kombinējot, iespējams izveidot ļoti precīzus vaicājumus. Daži piemēri:

• project = TEST AND issuetype = Task – parāda visus TEST projekta Task tipa uzdevumus.
• created > startOfDay("-3d") - parāda visus uzdevumus, kas izveidoti pēdējo trīs dienu laikā.
• project in projectsWhereUserHasPermission("Edit Issues") AND status = Open – parāda atvērtos uzdevumus projektos, kuros lietotājam ir “Edit Issues” atļauja (uzdevumu rediģēšanas tiesības).
• issuekey IN updatedBy("Mari Maasikas") - parāda uzdevumus, kurus atjauninājusi Mari Maasikas.
• issue in linkedIssues(TEST-123,"is duplicated by") - parāda uzdevumus, kas saistīti ar uzdevumu TEST-123, izmantojot saites tipu “is duplicated by” (uzdevumam ir izveidots dublikāts).

Lai gan ir pieejami desmitiem dažādu sīkrīku, nav ieteicams pārslogot vienu informācijas paneli ar pārāk lielu to skaitu.

Daudzi Jira konfigurācijas elementi ir savstarpēji saistīti. Pirms apjomīgu izmaiņu ieviešanas produkcijas vidē ieteicams tās vispirms pārbaudīt testēšanas vidē, lai pārliecinātos, ka viss darbojas, kā paredzēts. Ja nepieciešams, izmaiņas vajadzētu arī pārbaudīt un saskaņot ar lietotājiem.

Jira Data Center gadījumā izstrādātāja licence ir iekļauta pamatproduktā. Savukārt Jira Cloud Premium plānā ir pieejama bezmaksas testēšanas vide (sandbox).