Kā izmantot Jira rūpniecības uzņēmumā efektīvākai procesu pārvaldībai – Tech Group piemērs
Lai saglabātu konkurētspēju, ikvienam ražošanas uzņēmumam mūsdienās jābūt arī IT uzņēmumam – tā tika atzīts nesen notikušajā konferencē “Smart Industry”. Šajā bloga rakstā pastāstīsim, kāpēc mašīnbūves uzņēmums Tech Group nolēma ieviest programmatūras izstrādē plaši izmantoto Atlassiani programmatūru Jira, kā risinājums tika ieviests, kādas funkcijas un automatizācijas tiek izmantotas ikdienā un kā tās atvieglo komandas darbu.
Trinidad Wiseman ir Atlassian Platinum Solution Partner. Palīdzam izvēlēties un konfigurēt piemērotāko programmatūru, izstrādājam pielāgotus Jira un Confluence risinājumus un nodrošinām apmācības un atbalstu to ieviešanā.
Klients: ražošanas uzņēmums, kurā sadarbībai ir būtiska nozīme
Tech Group (opens in a new tab) nodrošina pilna cikla mašīnbūves pakalpojumus – no analīzes, projektēšanas un inženierijas līdz iepirkumiem, ražošanai, montāžai, testēšanai un loģistikai. Iekārtas galvenokārt tiek izgatavotas pēc pasūtījuma, un ik gadu klientiem tiek piegādātas 600–700 iekārtas – gan atkārtoti pasūtījumi, gan unikāli risinājumi.
Uzņēmumā strādā vairāk nekā 130 darbinieku, un galvenie procesi prasa ciešu sadarbību starp nodaļām, lai pasūtījumus piegādātu savlaicīgi un kvalitatīvi, kā arī ātri atrisinātu iespējamās problēmas.
Informācijas sadrumstalotība un vienota pārskata trūkums
Tech Group vērsās pie Trinidad Wiseman, lai atrastu risinājumu efektīvākai procesu pārvaldībai, kas palielinātu pārskatāmību gan ikdienas darba līmenī, gan sniegtu kopainu. Pirms Jira ieviešanas uzņēmumam nebija centralizētas sistēmas, kas sniegtu pārskatu par aktuālajiem projektiem. Nodaļas izmantoja dažādus risinājumus, un lielākā daļa informācijas apmaiņas notika e-pastā un tiešā saziņā.
Daudzie informācijas kanāli un vienotas sistēmas trūkums palielināja administratīvo slogu nodaļu savstarpējā saziņā un mazināja darba uzdevumu skaidrību individuālā līmenī. Tā kā pasūtījumu izpilde prasa ciešu sadarbību starp nodaļām, bija nepieciešams vienots pārskats, kas apvienotu visas nodaļas un visu projektu.
Jira – programmatūras izstrādi atbalstoša rīka – ieviešana
Jira sākotnēji tika izstrādāta kā rīks programmatūras izstrādes atbalstam, taču tās elastība ļauj to pielāgot darba procesu atbalstam visdažādākajās organizācijās. Piemēram, Jira izmanto lielākā daļa Igaunijas Republikas publiskā sektora iestāžu (tostarp SMIT, Aizsardzības ministrija, Transporta administrācija, Ārlietu ministrija, NEMC u. c.).
Tech Group secināja, ka Jira ir piemērota identificēto problēmu risināšanai, jo daļai komandas bija IT pieredze un iepriekšēja saskare ar šo programmatūru. Tā kā Jira Software ir samērā sarežģīta lietotne, tās ieviešanai uzņēmums vērsās pie TWN.
Rūpīga sagatavošanās un risinājumu validācija ved uz panākumiem
Pirmais projekta atskaites punkts bija Proof of Concept (PoC) jeb risinājuma koncepcijas pārbaudes izveide. Strādājām iteratīvi, izmantojot saņemto atgriezenisko saiti nākamajiem uzlabojumiem. Mērķis bija vispirms ieviest Jira uzņēmuma galvenos procesus un pēc tam pakāpeniski pievienot mazākas procesu daļas, vienlaikus saglabājot kopainu.
“Lai iegūtu pārskatu par nodaļu darbu un mērķiem, kopā ar vadītājiem izskatījām visu ražošanas procesu – no pārdošanas līdz kvalitātes kontrolei,” skaidro Atlassian speciālists Jürgen Talik.
Pēc sākotnējo konfigurāciju pārskatīšanas un kopējā risinājuma saskaņošanas ar projekta vadības grupu PoC demonstrācija tika prezentēta plašākam lokam, tostarp nodaļu vadītājiem un galvenajiem lietotājiem. Pamatojoties uz saņemto atgriezenisko saiti, tika veiktas dažas strukturālas izmaiņas. Otrajā plašākajā demonstrācijā risinājuma struktūra tika saskaņota ar nodaļu vadītājiem, un pēc tam bija nepieciešami tikai nelieli uzlabojumi.
Risinājums tika ieviests sešus mēnešus pēc projekta sākuma. Pirms ieviešanas nodaļās notika apmācības, kurās lietotāji iepazinās ar kopējo procesu, īpašu uzmanību pievēršot individuālajiem informācijas paneļiem un darba uzdevumiem.
Ikdienā izmantojot programmatūru, lietotāji arvien labāk iepazina tās iespējas, radot pamatu jaunām un interesantām idejām.
“Kopš risinājuma ieviešanas veikti vairāk nekā 100 uzlabojumi – piemēram, pievienoti vai noņemti lauki, statusi un pieteikumu veidi, pievienotas automatizācijas un spraudņi, kā arī ieviesti atbalsta procesi, piemēram, sūdzību pārvaldība,” stāsta Jürgen.
Struktūra: pieteikumu sistēma sniedz pārskatu par visiem darbiem
Jira projekts apvieno pieteikumus jeb darba uzdevumus. Pieteikumu hierarhijai ir trīs līmeņi. Augstākais līmenis ir Epic, kas apzīmē plašāku darbu kopumu un apvieno mazākas darba daļas – Standard (piemēram, Task) un Sub (piemēram, Sub-Task) tipa pieteikumus.
1. attēls. Jira trīs līmeņu pieteikumu hierarhija
Tech Group procesu struktūra tika izveidota vienā Jira projektā, izmantojot visus trīs pieteikumu līmeņus. Tas ļauj pārskatīt gan kopainu, gan ar to saistītos mazākos darba posmus.
Epic parasti apzīmē vienu klienta iekārtas pasūtījumu, taču tas var apzīmēt arī iekārtu sēriju vai daļu no viena pasūtījuma. Visi ar pasūtījumu saistītie uzdevumi atrodas zem Epic pieteikuma, savukārt Standard tipa pieteikumi tiek izmantoti nodaļu specifisko uzdevumu aprakstīšanai.
Kopumā tika izveidoti 17 jauni pieteikumu veidi, kas atspoguļo galvenos procesus (pārdošanu, projektēšanu, iepirkumus, komplektēšanu, ražošanu, testēšanu, iepakošanu, loģistiku u. c.). Atsevišķi pieteikumu veidi tika izveidoti arī ražošanas procesā iespējamo problēmu reģistrēšanai un izsekošanai.
“Ar pieteikumiem saistītās darbplūsmas dažādās nodaļās ievērojami atšķiras. Dažas ir sarežģītākas, un pārejas starp statusiem ir ierobežotas, taču kopumā nebija nepieciešams darbplūsmas ierobežot pārāk stingri,” stāsta Jürgen.
Funkcionalitāte: nepieciešamā informācija vienmēr ir pieejama
Jira piedāvā dažādas lietotājam ērtas funkcijas, kas nodrošina, ka nepieciešamā informācija vienmēr ir viegli pieejama un atrodama.
Jira galalietotāju atsauksmes
Šobrīd Jira ir kļuvusi par Tech Group komandas galveno darba rīku. Lūk, daži galalietotāju viedokļi par to, kā Jira atvieglo viņu ikdienas darbu:
“Man patīkams pārsteigums bija tas, cik ātri pēc sistēmas ieviešanas tika risinātas problēmas un veikti uzlabojumi. Sākumā biju nedaudz skeptisks par to, cik daudz šī programmatūra man palīdzēs, taču Jira ir ļoti noderīga kopainas pārskatīšanai. Visa projekta informācija ir vienuviet. No viena pieteikuma var pāriet uz attiecīgā projekta dažādu nodaļu pieteikumiem un redzēt faktisko situāciju. Komandu vadītāju līmenī varējām praktiski atteikties no e-pasta izmantošanas. Arī visa informācija par projekta problēmām ir vienuviet, un to var viegli izmantot nākamo līdzīgu iekārtu izgatavošanā.” (Jaanus Paltser, Tech Group ražošanas vadītājs).
“Informācija aprit ātrāk. Tā kā klientu vadītāji vienlaikus pārvalda daudzus projektus dažādos posmos, lielākais ieguvums ir individuālais informācijas panelis. Tajā vienlaikus var iegūt pārskatu par visiem projektiem.” (Marko Mets, Tech Group galveno klientu vadītājs un klientu vadības komandas vadītājs).
“Iepriekš informācija par jauniem projektiem tika saņemta e-pastā. Es to ievadīju Trello, kur arī sekojām līdzi projektu statusam. Tagad no Trello esam pilnībā atteikušies, un arī e-pastu ir ievērojami mazāk. Sākotnējā informācija ir kvalitatīvāka, un uzdevumi tiek piešķirti konkrētām personām, tāpēc vienmēr ir skaidrs, kam jārīkojas. E-pastā tas ne vienmēr bija saprotams, ja vienā vēstulē bija vairāki saņēmēji. Pozitīvi ir arī tas, ka visa Epic informācija tiek pārnesta uz apakšpieteikumiem, tāpēc nav jāmeklē simtiem e-pastu, lai noskaidrotu, kur radusies problēma vai uzdevums. Turklāt neko nevar aizmirst, jo visi tev piešķirtie darbi vienmēr ir redzami, izmantojot dažādus filtrus.” (Ivar Kukk, Tech Group iepirkumu vadītājs).
“Ir lieliski redzēt, cik plašas iespējas Jira piedāvā dažādu automatizāciju veidošanai un biznesa noteikumu definēšanai. Tas atvieglo procesu pārvaldību. Šī noteikti ir joma, kuru varam pastāvīgi pilnveidot.” (Mari-Elts Vesiallik, Tech Group kvalitātes vadītāja).
Kopsavilkums
Tech Group Jira ieviešana ir labs piemērs tam, kā programmatūras izstrādes projektu pārvaldībai radītu risinājumu, pateicoties tā elastībai, var veiksmīgi izmantot arī ārpus IT nozares.
Tā kā Jira ir samērā sarežģīta programmatūra, tās ieviešanā ir vērts izmantot pieredzējuša konsultanta palīdzību, kurš pārzina risinājuma iespējas un ierobežojumus un palīdz to veiksmīgi ieviest.
Trinidad Wiseman ir vairāk nekā 15 gadu pieredze IT sistēmu projektēšanā un izstrādē, tostarp Atlassiani risinājumu nodrošināšanā.
Kontakti
Esiet lietas kursā par mūsu jaunumiem un aizraujošiem projektiem
Dalāmies ar stāstiem par savu darbu un klientiem, runājam par jaunām tendencēm dizainā un tehnoloģijās un iepazīstinām ar savas komandas cilvēkiem. Mūsu saturs ir noderīgas informācijas, iedvesmas un reizēm arī laba humora sajaukums.