Kā veiksmīgi ieviest iekštīklu – e-Residency komandas piemērs
Kopš 2014. gada e-Residency (opens in a new tab) komanda strādā, lai nodrošinātu starptautiskajiem uzņēmējiem attālinātu digitālo piekļuvi Igaunijas e-pakalpojumiem. Iepriekš organizācijai nebija vienotas sistēmas visas darbam nepieciešamās informācijas pārvaldībai, un tas radīja dažādus izaicinājumus. Sadarbībā ar klientu mēs izveidojām komandai jaunu iekštīklu, izmantojot Atlassian Confluence programmatūru un Refined vietņu veidošanas rīku.
Centralizētā zināšanu bāze daudzējādā ziņā atbalsta komandas ikdienas darbu. Gan pieredzējuši, gan jauni kolēģi var ātri atrast nepieciešamo informāciju, projektu vadība ir kļuvusi efektīvāka, un sadarbība norit raitāk.
Šajā bloga rakstā dalāmies ar projektā gūto pieredzi un ieteikumiem veiksmīgai iekštīkla ieviešanai.
Trinidad Wiseman ir Atlassian Platinum Solution Partner. Mēs palīdzam izvēlēties un konfigurēt piemērotāko programmatūru, izstrādājam pielāgotus Jira un Confluence risinājumus, kā arī nodrošinām apmācības un atbalstu risinājumu ieviešanā.
Klients: ražošanas uzņēmums, kurā sadarbībai ir būtiska nozīme
Tech Group (opens in a new tab) nodrošina pilna cikla mašīnbūves pakalpojumus – no analīzes, projektēšanas un inženierijas līdz iepirkumiem, ražošanai, montāžai, testēšanai un loģistikai. Lielākā daļa iekārtu tiek izgatavotas pēc pasūtījuma, un katru gadu klientiem tiek piegādātas 600–700 iekārtas – gan atkārtoti pasūtījumi, gan unikālas iekārtas.
Uzņēmumā strādā vairāk nekā 130 cilvēku, un tā galvenie procesi prasa ciešu sadarbību starp dažādām nodaļām, lai pasūtījumi tiktu piegādāti savlaicīgi un augstā kvalitātē, bet iespējamās problēmas tiktu ātri atrisinātas.
Sadrumstalota informācija samazina komandas efektivitāti
Igaunija ir pirmā valsts pasaulē, kas ārvalstniekiem piedāvājusi iespēju izmantot digitālās valsts e-pakalpojumus un no jebkuras vietas pasaulē dibināt uzņēmumu, kas darbojas Eiropas Savienībā. Līdz šim e-Residency statuss ir piešķirts vairāk nekā 115 000 cilvēku, kuri Igaunijā ir nodibinājuši vairāk nekā 31 000 uzņēmumu.
e-Residency programmā strādā vairāk nekā 20 cilvēku komandās pa 3–5 cilvēkiem. Iepriekš organizācijai nebija vienotas sistēmas informācijas pārvaldībai un glabāšanai. Katra komanda izmantoja savas darba metodes un rīkus, galvenokārt Microsoft OneDrive vai Google Drive. Tādēļ nepieciešamās informācijas atrašana bieži bija sarežģīta un bija jālūdz kolēģu palīdzība.
Pēc desmit darbības gadiem komanda skaidri apzinājās nepieciešamību pēc vienotas un viegli saprotamas sistēmas, kas atvieglotu ikdienas darbu. Tāpēc tā vērsās pie Trinidad Wiseman, lai īstenotu šo ieceri.
Skaidrība sākas ar pašreizējās situācijas kartēšanu
Pirms iekštīkla izveides veicām rūpīgu sagatavošanās darbu, kura laikā apzinājām komandas gaidas attiecībā uz jauno risinājumu un sakārtojām esošo dokumentāciju. Mērķis bija izveidot pēc iespējas skaidrāku iekštīkla struktūru un ērtu navigāciju.
- Mēs noskaidrojām komandas gaidas attiecībā uz jauno iekštīklu, tostarp funkcijas, kuras komanda vēlējās, bet kuras pašreizējie risinājumi nepiedāvāja.
- Mēs kartējām esošo dokumentāciju, izmantojot Miro un Excel. Apkopojām visu Google Drive mapju struktūru, noteicām atbildīgās personas un veicām kartīšu šķirošanu gan individuāli, gan grupās, lai informāciju strukturētu un kategorizētu loģiskā veidā.
- Mēs definējām projekta jēdzienu. Tā kā projektos bieži piedalās kolēģi no dažādām nodaļām, ar struktūru, kas balstīta tikai uz nodaļām, iekštīklam nepietika. Pēc padziļinātas diskusijas par to, kas ir projekts, un šī jēdziena definēšanas nolēmām pilnībā nodalīt nodaļas no projektiem.
- Balstoties uz plānoto risinājumu, mēs analizējām, kā esošo saturu pārvietot uz jauno struktūru.
Vienots iekštīkls, kas izveidots, izmantojot Atlassian programmatūru
Pēc rūpīga sagatavošanās darba mēs e-Residency komandai izveidojām jaunu centralizētu iekštīklu, izmantojot Atlassian Confluence programmatūru un Refined vietņu veidošanas rīku.
Jaunais iekštīkls vienuviet apkopo visu informāciju par komandu, nodaļām un projektiem. Atšķirībā no iepriekšējās pieejas ar projektiem saistītā informācija tagad tiek strukturēta pēc projektiem, nevis nodaļām. Vienlaikus katrai nodaļai ir sava sadaļa, kurā tā var glabāt specifiskas zināšanas un informāciju.
Pētījumu datubāzē ir apkopoti visu nodaļu pasūtītie pētījumi. Īpaši populāra ir kļuvusi komandas informācijas lapa, kurā atrodama visu kolēģu kontaktinformācija, īsi apraksti un amati.
Jaunais iekštīkls tika izveidots ciešā e-Residency komandas un Trinidad Wiseman sadarbībā. Komandas dalībnieki tika iesaistīti visā procesā, un kopā ar viņiem organizējām intervijas, darbnīcas un sadarbības dienas.
Mēs īpašu uzmanību pievērsām ērtai un veiksmīgai komunikācijai, kā arī tam, lai kopīgais darba process būtu pēc iespējas patīkamāks. Tādējādi projekts kļuva par pozitīvu pieredzi abām pusēm.
Viena zināšanu bāze, daudzi ieguvumi
Labi strukturēts centralizēts iekštīkls daudzējādā ziņā atbalsta komandas ikdienas darbu:
- pateicoties vienotai sistēmai, visa nepieciešamā informācija — sākot no prezentāciju veidnēm līdz komandas dalībnieku kontaktinformācijai — ir pieejama ikvienam un ātri atrodama;
- visai komandai vienmēr ir pārskatāma informācija par visiem aktuālajiem un pabeigtajiem projektiem;
- projektu vadība ir vienkāršāka un efektīvāka nekā iepriekš, īpaši gadījumos, kad projektā iesaistīti kolēģi no dažādām nodaļām;
- pateicoties rūpīgai analīzei un izvēlētajiem rīkiem (Confluence un Refined), navigācija iekštīklā ir vienkārša un loģiska;
- vienota zināšanu bāze ļauj sistemātiski dokumentēt zināšanas, tādējādi palīdzot jaunajiem komandas dalībniekiem un tiem, kuri atgriežas pēc pārtraukuma, vieglāk iejusties darbā;
- risinājums atvieglo sadarbību ar citām institūcijām, jo iekštīkls ļauj ērti kopīgot informāciju, piemēram, projekta lapu, ārpus organizācijas;
- ikdienā tiek izmantotas arī dažādas Confluence papildu iespējas, piemēram, sapulču protokolu veidlapas un OKR tāfeles;
- risinājums tiek plaši izmantots, lai atrastu informāciju par kolēģiem un viņu kontaktinformāciju;
- pateicoties mobilajai versijai, iekštīklu ir ērti izmantot arī tālrunī.
Kā veiksmīgi ieviest iekštīklu
e-Residency iekštīkls ir labs piemērs tam, kā kartēt esošo dokumentāciju un izveidot skaidri strukturētu zināšanu bāzi, kas palīdz komandai sasniegt tās mērķus.
Mūsu ieteikumi, kam pievērst uzmanību, veidojot iekštīklu:
- Iesaistiet komandu. Jo vairāk cilvēku iesaistīsiet iekštīkla izveidē, jo veiksmīgāk viņi pieņems un sāks izmantot jauno sistēmu. Ir svarīgi iesaistīt arī tās komandas, kurām jau ir sava funkcionējoša sistēma un kuras, iespējams, nesaskata nepieciešamību pēc pārmaiņām. Sāciet iesaistīt cilvēkus jau pašā procesa sākumā.
- Rādiet piemēru. Lai jaunais darba process tiktu pieņemts, iekštīkla ieviešanai ir nepieciešams vadības atbalsts. Lai jaunais rīks tiktu aktīvi izmantots, vadītājiem jārāda komandai piemērs, pašiem to izmantojot.
- Ieguldiet sagatavošanās darbā. Iekštīkla izveide ne vienmēr ir sarežģīts process, taču tas var prasīt daudz laika. Atvēliet pietiekami daudz laika pašreizējās situācijas kartēšanai, informācijas sistematizēšanai un vienošanās panākšanai par iekštīkla mērķiem un struktūru. Rūpīgs sagatavošanās darbs atmaksāsies vairākkārt, nodrošinot veiksmīgu rezultātu.
- Nosakiet atbildīgās personas. Katrai iekštīkla lapai jābūt konkrētai atbildīgajai personai. Ja mainās komandas sastāvs, šī loma jāpiešķir citam cilvēkam. Tas palīdz nodrošināt, ka iekštīkls vienmēr ir aktuāls un nenoveco. Šis princips ir jādokumentē un jāizskaidro visai komandai.
- Kombinējiet dažādus rīkus. Katram rīkam ir savas īpašās funkcijas un ierobežojumi. Piemēram, Confluence nav labākais risinājums attēlu failu vai fotoalbumu pārvaldībai. Šim nolūkam daudz ērtāk ir izmantot citus rīkus, kurus pēc tam var sasaistīt ar iekštīklu.
Noslēgumā
Vienota un labi strukturēta zināšanu bāze ir padarījusi e-Residency komandas ikdienas darbu ievērojami efektīvāku un raitāku nekā iepriekš.
Iekštīkla ieviešana organizācijā ne vienmēr ir sarežģīts uzdevums, taču tā prasa rūpīgu sagatavošanās darbu un pareizo rīku izvēli, lai risinājums sniegtu vērtību visai komandai.
Trinidad Wiseman ir vairāk nekā 15 gadu pieredze IT sistēmu, tostarp Atlassian risinājumu, projektēšanā un izstrādē.
Kontakti
Esiet lietas kursā par mūsu jaunumiem un aizraujošiem projektiem
Dalāmies ar stāstiem par savu darbu un klientiem, runājam par jaunām tendencēm dizainā un tehnoloģijās un iepazīstinām ar savas komandas cilvēkiem. Mūsu saturs ir noderīgas informācijas, iedvesmas un reizēm arī laba humora sajaukums.