Vai jūsu uzņēmuma Jira neatbilst biznesa vajadzībām un neapmierina lietotājus? Lūk, 4 iespējamās problēmas un to risinājumi.

Jira galvenais lietotājs ir lietojumprogrammas administrators ar plašām administratora tiesībām Jira konfigurēšanai un pārvaldībai. Parasti viņš ir atbildīgs par tādiem uzdevumiem kā:

• Jira projektu izveide un konfigurēšana atbilstoši labākajai praksei;
• Sistēmas iestatījumu, piemēram, globālo piekļuves tiesību, e-pasta serveru un datubāzes uzraudzības, pārvaldība;
• Lietotāju pārvaldība;
• Lietojumprogrammu un integrāciju pārvaldība;
• Gala lietotāju apmācīšana un atbalstīšana, kā arī viņu vajadzību noskaidrošana.

No Jira gūtais ieguvums lielā mērā ir atkarīgs no tā, kā projekti ir konfigurēti. Konfigurāciju pārvaldības labākās prakses ievērošana nodrošina ilgtspējīgu projektu plānošanu, mērīšanu un analīzi.

Savukārt sistēmas iestatījumu, lietojumprogrammu, integrāciju un lietotāju pārvaldība ir būtiska gan vides veiktspējai, gan drošībai.

Labam galvenajam lietotājam ir padziļināta izpratne par lietojumprogrammu, tehniskās zināšanas un pieredze.

Esam novērojuši, ka strauji augošās organizācijās Jira pārvaldība bieži kļūst par papildu pienākumu, ko veic līdztekus pamatdarba uzdevumiem.

Tas bieži nozīmē, ka personai ar administratora tiesībām trūkst pietiekamu zināšanu par lietojumprogrammas pārvaldības labāko praksi vai prasmju, kas nepieciešamas efektīvai konfigurācijas elementu pārvaldībai.

Īpaši nozīmēta Jira galvenā administratora trūkums bieži noved pie tā, ka konfigurācijas tiek veidotas pēc nepieciešamības, lai ātri apmierinātu gala lietotāju vajadzības un projekti varētu virzīties uz priekšu.

Lai gan īstermiņā šāda pieeja var būt efektīva, labas Jira higiēnas un vērtīgu risinājumu nodrošināšanai ilgtermiņā ir nepieciešama sistemātiska pārvaldība.

Tāpēc Jira galvenajam lietotājam ir būtiska loma, lai nodrošinātu konsekventu pārvaldības standartu ievērošanu sistēmas uzturēšanā.

Ar pārvaldības standartiem mēs saprotam noteiktas procedūras un labāko praksi, ko galvenais lietotājs ievēro, pārvaldot Jira.

Labākās prakses ievērošana palīdz:

• Izvairīties no pārmērīgas administratīvās slodzes;
• Veidot precīzus un reālistiskus pārskatus un analīzi;
• Nodrošināt ilgtspējīgu sistēmas darbību.

Lai gan konkrēti pārvaldības standarti dažādās organizācijās var atšķirties, ieteicams sākt ar aspektiem, kuriem ir plaša ietekme.

Kāda veida projekti tiek veidoti sistēmā?

Atlassian Cloud platforma piedāvā divus dažādus projektu veidus: team-managed un company-managed projektus.

Team-managed projektu izveide var šķist ātra un ērta, taču to konfigurācijas ir izolētas un ierobežotas.

Team-managed projekti var ātri kļūt par šķērsli, ja nepieciešams veidot vairākus projektus aptverošus pārskatus, skatus vai analīzi.

Vai konfigurācijas elementus var izmantot atkārtoti?

Jaunu Jira projektu var izveidot, pamatojoties uz cita projekta iestatījumiem, tādējādi atkārtoti izmantojot sistēmā jau esošās konfigurācijas.

Būtībā tie ir veidņu projekti, kuros pieteikumi netiek pārvaldīti; to mērķis ir kalpot par pamatu jaunu projektu izveidei.

Piemēra situācija: Uzņēmums, kas piedāvā programmatūras izstrādes pakalpojumus, nodala liela un maza mēroga izstrādes projektus. Uzņēmums ir nolēmis projektu pārvaldībai ieviest Jira.

Iepriekš aprakstītajā piemērā labs sākumpunkts Jira ieviešanai būtu procesu kartēšana gan liela, gan maza mēroga izstrādes projektiem.

Turklāt galvenajam lietotājam ir nepieciešama informācija par datu laukiem, piekļuves tiesībām un paziņojumu prasībām.

Šis pārskats kalpo par pamatu veidņu projektu konfigurēšanai, kurus pēc tam izmanto jaunu izstrādes projektu izveidei.

Projektu veidnes ievērojami samazina administratīvo slodzi un novērš nevajadzīgu, dublējošu konfigurācijas elementu izveidi.

Cik bieži jāveic Jira tīrīšana?

Regulāra Jira tīrīšana palīdz uzturēt optimālu sistēmas higiēnu.

Ieteicams ievērot principu – jo lielāks ir uzņēmums un jo vairāk Jira projektu tajā ir, jo biežāk jāveic sistēmas tīrīšana.

Jira tīrīšanu ieteicams veikt vismaz 1–2 reizes gadā.

Kādas valodas vadlīnijas jāievēro, nosaucot konfigurācijas elementus?

Esam redzējuši Jira vides, kurās konfigurācijas elementi, piemēram, darbplūsmu statusi, pielāgotie lauki un pieteikumi, tiek veidoti vairākās valodās.

Lai gan ne vienmēr ir iespējams izmantot tikai vienu valodu, ir lietderīgi noteikt primāro un sekundāro valodu. Šāda pieeja padara darbu ar Jira gala lietotājiem intuitīvāku.

Grupas vai lomas?

Grupas un lomas galvenokārt izmanto piekļuves tiesību, paziņojumu un pieteikumu līmeņa drošības konfigurēšanai. Gan grupām, gan lomām ir savas priekšrocības, taču lomas nodrošina elastīgāku pārvaldību.

Jira konfigurācijas elementi būtībā ir projekta pamatu veidojošie elementi. Šie elementi tiek piesaistīti shēmām, kuras savukārt tiek piesaistītas projektam.

Organizācijai augot, Jira projekti bieži tiek veidoti elastīgi, lielu uzmanību pievēršot tam, lai ātri apmierinātu gala lietotāju vajadzības.

Laika gaitā tas var novest pie daudzu konfigurācijas elementu uzkrāšanās, kuri faktiski netiek izmantoti vai būtībā dublē cits citu.

Bieži šādu dublējošu elementu piemēri ir pielāgotie lauki, darbplūsmu statusi un pieteikumu veidi.

Jira aizmugursistēmā nav ierobežojuma, kas liegtu administratoriem izveidot konfigurācijas elementus ar vienādu nosaukumu.

Tāpēc nav nekas neparasts sastapt vairākus pielāgotos laukus ar vienādu nosaukumu vai nedaudz atšķirīgiem nosaukumiem, kas būtībā apzīmē vienu un to pašu.

Lai gan dublējoši konfigurācijas elementi var uzreiz neietekmēt sistēmas veiktspēju, tie var ātri radīt apjukumu un neapmierinātību gala lietotājiem.

Piemēra situācija: Lietotājs vēlas izveidot vaicājumu, lai atrastu visus projekta A pieteikumus, kuros lauka “Country” vērtība ir “Estonia”.

Izmantojot JQL (Jira Query Language), blakus pielāgotā lauka nosaukumam tiek parādīts tā ID kods. Tomēr gala lietotāji parasti šo metadatu nezina, un viņiem tas arī nebūtu jāzina.

Lauki ar vienādiem nosaukumiem pārblīvē sistēmu un apgrūtina efektīvu un lietotājam draudzīgu darbu ar Jira. Bet kāpēc sistēmā rodas vairāki lauki ar vienādu nosaukumu?

Bieži vairāki lauki ar vienādu nosaukumu, piemēram, vairākatbilžu izvēles lauki, tiek izveidoti tad, ja vienu un to pašu lauku nepieciešams izmantot dažādos projektos, taču katram projektam vajadzīgas atšķirīgas izvēles iespējas.

Tā vietā, lai veidotu dublikātus, iesakām šo vajadzību risināt, pielāgojot pielāgotā lauka konfigurāciju.

Piemēra situācija: Lietotājs vēlas atrast visus projektu A, B un C pieteikumus, kuri pašlaik tiek analizēti. Projektiem A un B ir viena un tā pati darbplūsma, savukārt projektā C tiek izmantota cita darbplūsma.

Gala lietotājs var nepamanīt, ka trīs projektu darbplūsmas atšķiras tādu statusu kā “Analysis” un “In analysis” ziņā.

Nepamanot šo atšķirību, gala lietotājs var izveidot, piemēram, vaicājumu project in (A, B, C) and status = "In analysis". Tas nozīmē, ka projekta C pieteikumi ar statusu “Analysis” netiks iekļauti vaicājuma rezultātos.

Laika gaitā Jira var uzkrāties ievērojams skaits projektu un pieteikumu, no kuriem daudzi vairs netiek izmantoti.

No biznesa prasību viedokļa ir saprotams, ka projektus un pieteikumus nedrīkst dzēst, taču to atstāšana Jira pārblīvē sistēmu un palēnina pieteikumu meklēšanu.

Kad projekts kopā ar tā pieteikumiem tiek arhivēts, tie tiek izņemti no Jira indeksa, tāpēc tie vairs netiek parādīti meklēšanas rezultātos, tāfelēs, informācijas paneļos u. c.

Pabeigto projektu arhivēšana palīdz uzturēt sakārtotu vidi un nodrošina ātrākus meklēšanas vaicājumu rezultātus. Tai vajadzētu būt neatņemamai regulāras Jira uzturēšanas sastāvdaļai.