Kā mēs ieviesām iekštīklu uzņēmumā Invaru, kas sniedz palīglīdzekļu pakalpojumus

Šajā rakstā stāstām, kā palīdzējām Igaunijas palīglīdzekļu pakalpojumu uzņēmumam Invaru ieviest iekštīklu.

Projekts ilga nedaudz mazāk par diviem gadiem — no 2021. gada jūnija līdz 2023. gada martam. Aplūkosim, kāpēc Invaru bija nepieciešams iekštīkls, kā noritēja tā ieviešana un kādus ieguvumus šis risinājums sniedz lietotājiem šodien.

Raksta tapšanā ar savu pieredzi un ieteikumiem dalījās Invaru mārketinga un komunikācijas vadītājs, klientu apkalpošanas vadītājs un informācijas speciālists.

Invaru — Igaunijas pirmais mobilitātes palīglīdzekļu uzņēmums kopš 1993. gada

Invaru  (opens in a new tab) sāka sniegt mobilitātes palīglīdzekļu pakalpojumus 1993. gadā, kļūstot par pirmo šāda veida uzņēmumu Igaunijā un, iespējams, visā bijušās Padomju Savienības teritorijā. Šobrīd uzņēmumā strādā aptuveni 80 speciālistu.

Uzņēmums specializējas mobilitātes palīglīdzekļu, aprūpes preču un rehabilitācijas aprīkojuma nodrošināšanā, piedāvājot visaptverošus un uz klientu orientētus pakalpojumus.

Pakalpojumi ietver palīdzību piemērotākā palīglīdzekļa izvēlē, apmācību tā lietošanā, kā arī apmaiņas un remonta pakalpojumus.

Kas ir iekštīkls?

Iekštīkls ir platforma, kas paredzēta informācijas pārvaldībai un kopīgošanai organizācijas iekšienē.

Šajā klienta pieredzes stāstā iekštīkls tika izveidots, izmantojot Atlassian izstrādāto dokumentu pārvaldības programmatūru Confluence  (opens in a new tab).

Labi strukturēts un uzņēmuma vajadzībām pielāgots iekštīkls nodrošina, ka darbinieki var ātri un vienkārši atrast nepieciešamo informāciju.

Iekštīkliem var būt dažādi izmantošanas mērķi, un tos parasti lieto dažādas organizācijas nodaļas.

Vairāku sistēmu radītie izaicinājumi veicināja vienota risinājuma izveidi

Viens no Invaru galvenajiem izaicinājumiem bija sadrumstalota informācija, kas glabājās vairākās sistēmās.

Daudzie saziņas kanāli apliecināja nepieciešamību pēc centralizētas platformas, kurā darbinieki varētu viegli atrast atbildes uz ar darbu saistītiem jautājumiem.

Dažādu informācijas sistēmu izmantošana radīja arī nepieciešamību uzlabot iekšējo komunikāciju.

Pirms iekštīkla ieviešanas svarīga informācija tika izplatīta e-pastā. Vieglāka rakstura jaunumiem, kuru lasīšana nebija obligāta, tika izmantots jaunumu izdevums, taču līdz tā izsūtīšanas brīdim informācija jau varēja būt novecojusi.

Turklāt daļa informācijas tika izplatīta papīra formātā un izvietota pie biroja sienām. Lai gan šāda pieeja darbojās efektīvi, COVID-19 pandēmijas laikā to nācās aizstāt ar digitālu sistēmu.

Iekštīkla ieviešanas process — intervijas, darbsemināri, lietotāju ceļi, navigācijas, struktūras un saskarnes izstrāde

Projekta galvenais mērķis bija izveidot iekštīklu, kas atbalsta darbiniekus ikdienas darbā un ir ērti lietojams.

Tehniskā līmenī tas nozīmēja dažādās nesakārtotās sistēmās, piemēram, cietajos diskos, SharePoint un e-pasta sarakstē, esošās informācijas apvienošanu vienā platformā.

Lai precīzi apzinātu vajadzības, pārbaudītu identificētās problēmas un izstrādātu lietotāju pieredzi, mēs organizējām vairākas intervijas, darbseminārus un lietojamības testus ar mērķgrupas pārstāvjiem.

Projekta komandā piedalījās TWN Confluence konsultants, UX/UI dizainers, Invaru nodaļu vadītāji un klientu apkalpošanas pārstāvji, kuri ir galvenie iekštīkla lietotāji.

Kā Invaru šobrīd izmanto iekštīklu, un kādus ieguvumus tas sniedz?

Šobrīd par Invaru iekštīkla pārvaldību atbild mārketinga un komunikācijas nodaļa, savukārt ikdienā to izmanto aptuveni 80 darbinieku.

Kad jautājām dažādiem komandas dalībniekiem par iekštīkla sniegtajiem ieguvumiem, tika izcelti trīs galvenie aspekti:

• Tas efektīvi atbalsta iekšējo komunikāciju, piemēram, ļauj viegli atrast kontaktinformāciju un sekot līdzi jaunumiem.
• Jaunumu sadaļa jeb emuārs darbojas ļoti labi — ierakstus var publicēt uzreiz, un svarīgu informāciju ir viegli atšķirt no satura, kura lasīšana nav obligāta.
• Instrukcijas, veidlapas un iekšējo procesu dokumentus ir ērti atrast, jo visa informācija atrodas vienuviet.

„Gan es, gan klientu apkalpošanas darbinieki iekštīklā atrodam nepieciešamās instrukcijas. Es iegūstu informāciju par uzņēmumā notiekošo, pārbaudu kontaktinformāciju un dzimšanas dienas, kā arī pievienoju klientu apkalpošanas darbinieku darba grafikus un apkopoju informāciju par darba organizāciju,” stāsta Invaru klientu apkalpošanas vadītājs.

Tādējādi iekštīkls Invaru komandai kalpo kā daudzfunkcionāls rīks, ko dažādu amatu darbinieki izmanto atšķirīgiem mērķiem.

Kas ir mainījies salīdzinājumā ar iepriekšējiem risinājumiem?

Kopš iekštīkla ieviešanas Invaru iekšējos procesos un darba organizācijā ir notikušas vairākas pārmaiņas.

„Iepriekš mums bija daudz mapju tīkla diskā, kas darbiniekiem apgrūtināja informācijas atrašanu un izmantošanu. Iekštīklā visi šie faili ir sakārtoti pa tēmām, un, ja meklēšana izvēlnē šķiet apgrūtinoša vai darbinieks nezina, kur atrast nepieciešamo informāciju, viņš var izmantot meklēšanas funkciju,” stāsta mārketinga un komunikācijas vadītājs.

Kādus ieteikumus Invaru komanda sniedz citiem uzņēmumiem, kas plāno ieviest iekštīklu?

Kad lūdzām Invaru komandai sniegt ieteikumus citām organizācijām, kas plāno ieviest iekštīklu, viņi dalījās ar šādiem padomiem:

• Vispirms apziniet sava uzņēmuma vajadzības un rūpīgi izvērtējiet, kuras funkcijas jums ir svarīgas.
• Iesaistiet darbiniekus procesā un organizējiet darbseminārus dažādos posmos. Tādējādi varēsiet kopīgi apspriest, kādu saturu nepieciešams publicēt iekštīklā, un atbilstoši izstrādāt tā struktūru.
• Pārliecinieties, ka instrukcijas, faili un veidlapas tiek pievienotas sistēmai pēc iespējas ātrāk, lai darbiniekiem nerastos sajūta, ka trūkst nepieciešamās informācijas. Pretējā gadījumā var mazināties viņu interese par iekštīkla izmantošanu.
• Ja plānojat sākumlapā izveidot jaunumu sadaļu, ir ļoti svarīgi regulāri atjaunināt jaunumu plūsmu. Atverot iekštīklu, darbinieki vispirms apskatīs jaunumu sadaļu, lai uzzinātu, vai uzņēmumā ir noticis kas jauns.