Kā Atlassian risinājumi atbalsta Tartu pilsētas pašvaldības darba procesus

Jira Software tiek izmantota vairākās Tartu pilsētas pašvaldības nodaļās, galvenokārt attīstības projektu pārvaldībai.

Šie attīstības projekti ietver dažādus pilsētas sniegtos publiskos pakalpojumus. Ar šo pakalpojumu izstrādi un pārvaldību saistītie procesi tiek organizēti, izmantojot Jira projektus, uzdevumus un darbplūsmas.

Piemēram, pilsētplānošanas nodaļa izmanto Jira jaunu ielu nosaukumu piešķiršanas procesa pārvaldībai.

Arī Tartu pilsētas pašvaldības Sociālo lietu un veselības aprūpes nodaļa, kas atbild par sociālās labklājības un veselības aprūpes organizēšanu pilsētā, ikdienas darbā izmanto Jira Software.

Iepriekš nodaļa uzdevumu sadalei izmantoja Excel izklājlapas, taču tagad Jira uzdevumi nodrošina pārskatāmu informāciju par uzdevumu statusu un resursu sadalījumu. Ņemot vērā darba mobilo raksturu, plaši tiek izmantota arī Jira Software mobilā lietotne.

"Jira sniedz labu pārskatu par uzdevumiem un to statusu, samazinot risku, ka kāds uzdevums varētu palikt nepamanīts. Pirms Jira ieviešanas darbs bija nedaudz haotiskāks, un bija nepieciešams pastāvīgi sekot līdzi, lai neviens uzdevums vai klients nepazustu papīru kaudzēs," komentē Tartu pilsētas pašvaldības Sociālo lietu un veselības aprūpes nodaļas speciālists.

Tartu pilsētas pašvaldībā Jira Service Management modulis Assets tiek izmantots kā konfigurācijas pārvaldības datubāze.

Lēmums ieviest Assets tika pieņemts, jo iepriekš izmantotā lietotne neatbilda praktiskajām vajadzībām. Tā neļāva automatizēt atkārtotus uzdevumus, savstarpēji sasaistīt konfigurācijas elementus un grafiski attēlot to savstarpējās saistības.

Raksta publicēšanas brīdī Tartu pilsētas pašvaldība Assets modulī ir aprakstījusi dažādus objektus, tostarp darbiniekus, serverus, IT aprīkojumu, programmatūru, ēkas un E-ITS informācijas drošības pasākumus. Turklāt ir izveidotas saiknes starp konfigurācijas elementiem, piemēram:

• starp darbinieku un viņam piešķirto ierīci;
• starp darbinieku un informācijas sistēmām, kurām viņam ir piekļuves tiesības;
• starp lietotnēm un serveriem;
• starp sadarbības partneriem un līgumiem.

Ar Assets modulī aprakstītajām informācijas sistēmām un programmatūru saistītos metadatus pārvalda attiecīgo sistēmu galvenie lietotāji, izmantojot Jira uzdevumus.

Šādas pieejas ieviešana bija nepieciešama risku pārvaldības nolūkos, lai ierobežotu Assets lietotāju loku līdz administratoriem, kuri pārzina moduļa tehniskās iespējas.

Kad Jira uzdevumu laukos tiek veiktas izmaiņas, automatizācija tās atspoguļo attiecīgajā Assets objektā.

Jira Service Management (JSM) bija pirmais Atlassian produkts, ko ieviesa Tartu pilsētas pašvaldība. Sākotnēji tas galvenokārt tika izmantots iekšējo pieprasījumu pārvaldībai.

Salīdzinājumā ar iepriekš izmantoto programmatūru Jira Service Management (agrāk pazīstama kā Jira Service Desk) piedāvāja vairākas priekšrocības, piemēram, klientu portālu, mūsdienīgu lietotāja saskarni un automatizācijas iespējas.

Mūsdienās Tartu pilsētas pašvaldības galalietotāji izmanto JSM klientu portālu, lai iesniegtu dažādus pieprasījumus, tostarp:

• lietotāja konta slēgšanai vai atvēršanai;
• jaunas ierīces vai programmatūras pasūtīšanai;
• ziņošanai par ierīces darbības problēmu;
• jautājuma uzdošanai;
• piekļuves tiesību pieprasīšanai sistēmai.

Jira Service Management atbalsta vairākus procesus, kas ietver dažādus posmus un darbības. Lai samazinātu atbalsta speciālistu manuālo darbu, atbalsta projektā ir ieviestas daudzas automatizācijas, izmantojot gan ScriptRunner papildinājumu, gan Jira Automation.

Jauna lietotāja konta pieprasīšana

Jauna lietotāja konta izveides process sākas ar pieprasījuma veidlapas aizpildīšanu klientu portālā. Nodaļas vadītājs norāda šādu informāciju: darbinieka vārdu un uzvārdu, personas kodu, amata nosaukumu, darba vietu, kontakttālruņa numuru un darba uzsākšanas datumu.

Pēc tam atbalsta speciālists pārskata izveidoto pieprasījumu un maina uzdevuma statusu uz "In Progress" (Procesā). Šī statusa maiņa aktivizē ScriptRunner automatizāciju, kas pievieno darbinieku kā jaunu objektu Assets modulī.

Automatizācija arī pievieno uzdevumam komentāru, apstiprinot, ka jaunais Assets objekts ir veiksmīgi izveidots.

Turklāt automatizācija var nodrošināt, ka tiek izpildīti visi obligātie procesa posmi un nepieciešamā informācija tiek pievienota Assets modulim.

Piemēram, Tartu pilsētas pašvaldībā lietotāja konta izveides process ietver ierīces (datora) piešķiršanu darbiniekam. Ja atbalsta speciālists pārvieto lietotāja konta pieprasījuma uzdevumu uz statusu "Resolved" (Atrisināts), laukā "Employee Devices" nenorādot piešķirto ierīci, automatizācija atgriež uzdevumu statusā "In Progress" (Procesā).

Automatizācija arī pievieno uzdevumam atgādinājuma komentāru, norādot, ka darbiniekam ir jāpiešķir ierīce. Uzdevumu var pārvietot uz statusu "Resolved" (Atrisināts) tikai tad, kad lauks "Employee Devices" ir aizpildīts.

Lietotāja konta slēgšanas pieprasījums

ScriptRunner automatizācija tiek izmantota arī lietotāju kontu slēgšanai.

Process sākas ar to, ka nodaļas vadītājs izveido pieprasījumu un veidlapā aizpilda tikai divus laukus: darbinieka vārdu un uzvārdu, kā arī datumu, līdz kuram ir jānoņem visas piekļuves tiesības sistēmām.

Šī procesa mērķis bija novērst situācijas, kurās atbalsta speciālistam būtu manuāli jāmeklē darbinieka profils Assets modulī, lai noskaidrotu viņam piešķirtās piekļuves tiesības.

Kā risinājums tika izveidota ScriptRunner automatizācija, kas uzreiz pēc pieprasījuma izveides iegūst no Assets informāciju par visām ar darbinieku saistītajām sistēmām un attēlo to tieši Jira uzdevumā.

Confluence ir satura pārvaldības rīks ar plašām izmantošanas iespējām. Tartu pilsētas pašvaldībā tas tiek izmantots visā organizācijā dokumentu, instrukciju, projektu darba telpu un tehnisko specifikāciju pārvaldībai.

Piemēram, Igaunijas informācijas drošības standartam (E-ITS) ir izveidota atsevišķa darba telpa, kas sastāv no četrām galvenajām kategorijām: iekšējās politikas, informācijas tehnoloģijas, ēkas un programmatūra.

Piemēram, kategorijā "Internal Policies" (Iekšējās politikas) ir iekļautas instrukcijas, ar kurām jāiepazīstas ikvienam Tartu pilsētas pašvaldības darbiniekam neatkarīgi no nodaļas vai amata.

Lai padarītu apjomīgus teksta blokus lietotājiem ērtāk pārskatāmus, tiek izmantots Karma papildinājums  (opens in a new tab), kas ļauj sadalīt un sakārtot lapu saturu atsevišķās sadaļās.

Confluence E-ITS darba telpā tiek izmantots arī Assets makro, kas ļauj attēlot Assets glabātos datus tieši Confluence lapā tikai lasīšanas režīmā.

Raksta publicēšanas brīdī Atlassian Cloud platforma ļauj manuāli eksportēt un importēt datus XML formātā. Tomēr tā nepiedāvā iebūvētu risinājumu Atlassian Cloud produktu automātiskai datu dublēšanai.

Uzņēmējdarbībai kritiski svarīgos procesos datu zudums nav pieļaujams, savukārt manuāla datu dublēšana bieži prasa nevajadzīgi lielu resursu patēriņu.

Šo iemeslu dēļ Tartu pilsētas pašvaldība ieviesa HYCU papildinājumus  (opens in a new tab), lai nodrošinātu regulāru un automātisku datu dublēšanu.

Atbalsta komanda norāda, ka HYCU risinājumu lielākā priekšrocība ir laika ietaupījums un iespēja izpildīt informācijas drošības politikas prasības, izmantojot automātisku datu dublēšanu.

Turklāt komanda novērtē rīka elastību, kas ļauj atjaunot atsevišķus objektus, piemēram, Jira uzdevumu vai Confluence lapu, nepārrakstot visu Jira projektu vai Confluence darba telpu.