Confluence kā projektu vadības rīks, zināšanu bāze vai iekštīkls

Iedomāsimies situāciju, kurā klients un pakalpojumu sniedzējs sadarbojas projekta īstenošanas laikā.

Projekta gaitā tiek veidota dažāda veida dokumentācija – biznesa prasības, projekta plāns, sanāksmju piezīmes, tehniskie apraksti, darba rezultāti un citi dokumenti.

Gan klients, gan pakalpojumu sniedzējs vēlas būt informēti par visiem dokumentācijā veiktajiem papildinājumiem, atjauninājumiem un izmaiņām, bez nepieciešamības meklēt informāciju e-pastos un to pielikumos.

Visas iesaistītās puses vienā vidē

Confluence ļauj izveidot darba telpas (spaces) un tajās veidot lapas (pages). Satura skatīšanas un rediģēšanas tiesības var noteikt gan visas sistēmas līmenī, gan atsevišķi katrai darba telpai un lapai.

Tas nodrošina elastīgu piekļuves tiesību pārvaldību.

Turklāt Confluence informē par darbībām un izmaiņām, kas veiktas lietotāja prombūtnes laikā, lai neviens svarīgs atjauninājums nepaliktu nepamanīts.

Confluence zināšanu bāzi var izveidot kā atsevišķu vidi vai integrēt ar Jira Service Management klientu portālu.

Ar klientu portālu integrēta zināšanu bāze var būt paredzēta gan iekšējiem, gan ārējiem klientiem, kuriem nepieciešama palīdzība produkta vai pakalpojuma izmantošanā.

Šī efektīvā kombinācija ļauj klientiem ātri atrast atbildes uz saviem jautājumiem problēmu novēršanas instrukcijās un praktiskajos pamācību rakstos.

Saskaņā ar Atlassian sniegto informāciju  (opens in a new tab) zināšanu bāzes ieviešana var palielināt pirmajā saziņas reizē atrisināto pieprasījumu skaitu par 30–50 % un samazināt pieteikto problēmu un atbalsta pieprasījumu skaitu par 10 %.

Confluence var izmantot arī kā rīku iekšējās komunikācijas atbalstam.

Iekštīkls ir vide, kurā var apkopot uzņēmuma iekšējos noteikumus, darba procesu aprakstus, pamācības, lietotāju rokasgrāmatas, kā arī ziņas bloga formātā un citu informāciju.

Būtībā iekštīklā var glabāt visu informāciju, kas nepieciešama gan jauno darbinieku ievadīšanai darbā, gan esošo darbinieku ikdienas darba atbalstam.

Plašas satura veidošanas iespējas

Papildus iekštīklam mēs izmantojam Confluence arī kā projektu vadības rīku.

Confluence īpaši novērtējam tā meklēšanas funkciju ar filtrēšanas iespējām, dinamisku satura veidošanu, izmantojot makro, elastīgu piekļuves tiesību pārvaldību, iespēju kopīgi rediģēt dokumentus, kā arī integrēt Confluence ar citām lietotnēm.

Situācijās, kad viens un tas pats saturs ir jāattēlo vairākās lapās, mēs izmantojam Excerpt makro. Tas nodrošina, ka sākotnējā lapā veiktās izmaiņas automātiski tiek atspoguļotas arī pārējās lapās.

Plašs Confluence lapām pieejamo makro klāsts

Analītikas panelis

Confluence analītikas panelis ir noderīgs rīks, kas palīdz noskaidrot, kāds saturs lietotājiem ir visvairāk nepieciešams.

Analītikas paneli var izmantot gan visas Confluence vides, gan atsevišķu darba telpu līmenī, lai noteiktu visbiežāk un visretāk apmeklētās lapas.

Confluence analītikas panelis