Četri iemesli, kāpēc pirms jaunas informācijas pārvaldības sistēmas ieviešanas ir vērts sākt ar analīzi

Esošās situācijas problēmas bieži izjūt dažādu nodaļu darbinieki, kuri pilda atšķirīgus pienākumus. Lai tās precīzi apzinātu, ir nepieciešams apkopot organizācijas darbinieku subjektīvos viedokļus.

Vienlaikus ir būtiski, lai cilvēki, daloties savās domās, justos brīvi un droši.

Izskaidrojot šīs aktivitātes mērķi, iespējams radīt patīkamu atmosfēru – uzdevums nav meklēt vainīgos, bet gan identificēt iespējamās uzlabojumu jomas un nākotnē strādāt efektīvāk.

Problēmu apzināšanu var veikt dažādos veidos, un piemērotākā metodoloģija ir atkarīga no konkrētā projekta un uzņēmuma lieluma.

Mūsu pieredze rāda, ka speciālista (pakalpojumu dizainera, analītiķa vai abu) vadīta darbnīca palīdz radīt objektīvu un atvērtu darba vidi.

Ārējā partnera iesaistīšana atbrīvo klientu no nepieciešamības atrast uzņēmuma iekšienē cilvēku, kurš uzņemtos problēmu apzināšanu. Tā nodrošina sistemātisku, objektīvu un pieredzē balstītu pieeju.

Mūsu klienta gadījumā tika konstatētas šādas galvenās problēmas:

• Informācijas sadrumstalotība (pārāk daudz dažādu lietotņu, nepietiekama informācijas apmaiņas saskaņotība).
• Nepietiekamas zināšanas par uzņēmuma vērtībām un kultūru (ētikas principiem, kolēģu atbildīgu iesaistīšanu iekšējās programmās).
• Problēmas procesos (normatīvo aktu regulēti procesi, kurus bija nepieciešams digitalizēt).

Problēmu apzināšanas un formulēšanas rezultātā izdevās noteikt galveno problēmu – nepietiekamu komunikācijas digitalizāciju.

Pareizās problēmas identificēšana un izpratne ļauj virzīties uz priekšu un noteikt mērķi.

Īstermiņa un ilgtermiņa mērķu definēšana palīdz precizēt gaidas attiecībā uz topošo risinājumu un virza mūs uz tāda risinājuma izveidi, kas pēc iespējas efektīvāk atbalsta uzņēmuma procesus.

Pareizās problēmas identificēšana (mūsu klienta gadījumā – nepilnīga komunikācijas digitalizācija) savukārt palīdz formulēt projekta mērķi:

"Izveidot mūsu uzņēmuma vajadzībām pielāgotu iekštīklu, izmantojot Confluence, lai digitalizētu iekšējo komunikāciju un dokumentu pārvaldību."

Tomēr, lai sasniegtu šo mērķi, ir jānosaka lietotāju lomas, kas izmantos risinājumu.

Mūsu klienta piemērā tipiskie lietotāji bija noliktavas darbinieki, klientu apkalpošanas speciālisti, IT speciālisti, struktūrvienību vadītāji, uzņēmuma vadītājs un potenciālie darbinieki.

Papildus standarta darbībām – piemēram, uzņēmuma vērtību iepazīšanai, kontaktinformācijas meklēšanai, aktuālās informācijas ātrai atrašanai un kopīgošanai, kā arī pasākumu kalendāra apskatei – katra lietotāju grupa iekštīklā veic arī savai lomai specifiskas darbības.

Lai sasaistītu darbības ar lietotāju lomām, tās vispirms ir jāapzina, jāapraksta un jāiedala kategorijās. Piemēram, atvaļinājuma pieteikuma iesniegšanu var iekļaut atvaļinājumu pārvaldības kategorijā.

Vienai darbību kategorijai var būt piesaistītas vairākas lietotāju lomas, taču konkrētās darbības un lietotāja loma nosaka precīzu savstarpējo saistību. Aplūkosim, piemēram, kategoriju "Darba aizsardzība" un darbības, kas saistītas ar attiecīgā dokumenta apstrādi:

1. Nodaļas vadītājs atjaunina darba aizsardzības instrukciju.
2. Pēc izmaiņu veikšanas lietotājam jāsaņem paziņojums, ka ir atjaunināta viņa amatam atbilstošā darba aizsardzības instrukcija.
3. Pēc izmaiņu veikšanas lietotāja informācijas panelī parādās paziņojums par jaunu uzdevumu (izlasīt atjaunināto instrukciju un nokārtot pārbaudes testu).
4. Lietotājs noteiktajā termiņā izlasa instrukciju un apstiprina, ka ir iepazinies ar jauno informāciju.
5. Lietotājs noteiktajā termiņā sekmīgi nokārto testu, kas pārbauda instrukcijas izpratni.
6. Lietotāja profilā automātiski tiek reģistrēts ieraksts par sekmīgi nokārtotu testu.
7. Pēc sekmīgas testa nokārtošanas lietotājs paraksta dokumentu, apliecinot, ka ir sapratis atjaunināto instrukciju. Dokuments tiek saglabāts iekštīkla digitālajā arhīvā (normatīvo aktu prasība).

Iepriekš minētās darbības ir aprakstītas vispārīgi un no ideālā scenārija skatpunkta. Tomēr šāds posmu uzskaitījums nesniedz priekšstatu par citiem iespējamiem scenārijiem, piemēram, ja:

• Lietotājs neizlasa instrukciju noteiktajā termiņā.
• Lietotājs nenokārto testu ar pozitīvu rezultātu līdz noteiktajam termiņam.
• Lietotājs pilda testu papīra formātā (kā izveidot rezultāta digitālo kopiju).

Procesa modelis palīdz izprast sarežģītus procesus, kuros iesaistītas vairākas puses.

Parasti, jo lielāka ir organizācija, jo vairāk dažādu procesu ir iesaistīti tās darbībā.

Procesa modeļa izveide palīdz aplūkot procesu kopumā un samazina iespēju, ka kāds būtisks faktors paliks nepamanīts.

Procesa attēlošana modeļa veidā palīdz identificēt funkcionālās prasības, kas iepriekš nebija pamanītas, un tādējādi ļauj noteikt nepieciešamās funkcionalitātes un apsvērt iespējamos tehniskos risinājumus.

Ja iekštīkls tiek veidots uz jau esoša produkta bāzes (šajā piemērā – Confluence), jāņem vērā arī iespējamie ierobežojumi.

Noteiktas prasības, piemēram, automātiskas darbības vai konkrēti ierobežojumi (piemēram, aizliegums atvērt dokumentu pirms testa nokārtošanas), var īstenot tikai ar papildu lietotņu palīdzību.

Iespējamo tehnisko risinājumu izvērtēšana vienlaikus ar procesu kartēšanu palīdz pārvaldīt gaidas un novērtēt izmaksu un ieguvumu līdzsvaru.

Strauji augošas organizācijas vadīšana mūsdienu dinamiskajā pasaulē ir kā ekstrēmais sports. Lai saglabātu konkurētspēju un sasniegtu rezultātus, ir nepieciešami gudri un inovatīvi risinājumi.

Analīzes posms palīdz identificēt pareizo problēmu, noteikt mērķi, ņemt vērā lietotāju vajadzības un izveidot detalizētu pārskatu par procesiem un iespējamiem tehniskajiem risinājumiem.

Pretēji sākotnējam redzējumam konkrētu procesu un automatizāciju ieviešana var prasīt vairāk individuāli pielāgotu izstrādes darbu, nekā sākotnēji paredzēts.