Tehnoloģiju attīstības un pandēmijas radīto pārmaiņu ietekmē būtiski mainījies tas, kā raugāmies uz darbu kopumā, darba vietu un veidu, kā strādāt. Attālinātais darbs bija kļuvis par normu un daudzi izteica prognozes, ka darbs no mājām kļūs par paliekošu fenomenu. Tomēr 2023. gadā daudzviet pasaulē bija vērojama atgriešanās pie klātienes darba. Liela daļa uzņēmumu saglabājusi arī t.s. hibrīddarba iespēju, nosakot konkrētu dienu skaitu nedēļā vai mēnesī, kad jāstrādā klātienē. Lai darbs klātienē nebūtu piespiedu risinājums, bet darbinieki ar prieku izmantotu iespēju strādāt šādā veidā, liela nozīme ir pārdomātai darba videi, jo birojs mūsdienās pilda aizvien vairāk funkcijas. Tā ir vieta, kurā varam ne tikai strādāt, bet arī socializēties, mijiedarboties ar kolēģiem, īstenot veiksmīgas ideju un viedokļu apmaiņas.
Produktīva komunikācija klātienē
Pēc ilgstošā attālinātā darba perioda cilvēkiem ir svarīgi apzināties, ka savā darbā viņi nav vieni, ka kolēģi un komanda ir ne tikai datora ekrānā, bet arī ārpus tā, un birojam tajā ir ļoti svarīga loma. Mūsdienās galvenā biroja funkcija ir socializēšanās, vieta, kur sanākt kopā, lai pārrunātu gan darba, gan neformālos jautājumus, komunicētu un veidotu saikni ar kolēģiem – organizētu prāta vētras, apmainītos ar idejām un viedokļiem. Galu galā, tā ir arī vieta, kur ar kolēģiem var ieturēt kopīgu maltīti.
Dažādu nozaru uzņēmumos komunikācija starp kolēģiem, viedokļu apmaiņa un kopīga risinājumu meklēšana ir būtiska atslēga, lai sasniegtu nospraustos mērķus. Protams, sapulces, diskusijas un prāta vētras ir iespējams organizēt arī tiešsaistē, taču daudz produktīvāk, ja tās notiek klātienē vai vismaz hibrīdformātā. Nav noslēpums, ka, tiekoties klātienē, cilvēki nereti ir atvērtāki un pretimnākošāki, aktīvāk iesaistās komunikācijā – ir fokusēti uz to, kas attiecīgajā brīdī notiek. Pieslēdzoties attālināti, ne vienmēr vēlamies ieslēgt kameru, mazāk iesaistāmies diskusijās, ja vien jautājumu neuzdod konkrēti mums. Reizēm, pieslēdzoties sapulcēm attālināti, paralēli datora ekrānā tiek darīti pavisam citi darbi, kas ietekmē diskusijas kvalitāti.
Balanss starp formālo un neformālo
Lai veicinātu atgriešanos pie klātienes darba un socializēšanos, darba videi jābūt atbilstoši iekārtotai, lai dienas, kas pavadītas birojā, atšķirtos no dienām, kad strādājam no mājām. Birojam jābūt ne tikai tehniski labāk aprīkotam, ja salīdzinām ar darba vietu mājās, jābūt pārdomātiem ergonomiskajiem aspektiem, bet vienlaikus jāspēj sabalansēt formālā un neformālā atmosfēra. Izstrādājot mūsu jaunā biroja konceptu, skaidri zinājām, ka vēlamies, lai cilvēki socializētos, darbotos lielākās un mazākās grupās un komandās, īstenotu prāta vētras u.c. Lai to panāktu, nepieciešamas sapulču telpas – dažāda lieluma un stila, formālākas un neformālākas. Arī tādas, kas paredzētas vien dažiem cilvēkiem, kur, piemēram, var organizēt hibrīdformāta sapulces vai tiešsaistes zvanus. Ieteicams rūpīgi izvērtēt, kāda ir lielākā nepieciešamā telpa – ja pilnīgi visi darbinieki sanāk kopā vien pāris reizes gadā, iespējams, ļoti liela sapulču telpa nav lietderīga, tās vietā labāk izveidot vairākas mazākas.
Biroji bez fiksētām darba vietām kā tendence
Būtiski ir arī dažādot darba zonas, jo mēs visi esam dažādi, varam būt atšķirīgos noskaņojumus, ar dažādu koncentrēšanās līmeni. Ideālā gadījumā dažādas darba zonas ļauj izvēlēties sev piemērotāko pēc noskaņojuma vai darba specifikas, piemēram, neformālākas vietas darbam, kas neprasa augstu koncentrēšanos vai papildus tehnoloģiskos risinājumus un pietiek tikai ar datoru, vai norobežotākas vietas situācijām, kad nepieciešams klusums. Mūsdienu birojam jāspēj piedāvāt visas iespējas – gan ergonomisku darba galdu, gan, piemēram, iespēju strādāt, sēžot uz palodzes ar datoru klēpī. Aizvien vairāk birojos nav fiksētu darba vietu un ir t.s. tīrā darbagalda politika, kas ļauj brīvi izvēlēties sev tīkamāko vietu attiecīgajai dienai. Tas ir piemērots risinājums arī uzņēmumiem, kas darbojas hibrīddarba formātā, kad ikdienā no biroja strādā mainīgs skaits darbinieku.
Meklējot piemērotākos risinājumus, ir svarīgi ņemt vērā pašu darbinieku viedokli, piemēram, izstrādājot biroja konceptu, ne tikai veicām iekšējās aptaujas, bet arī analizējām kolektīva savstarpējās attiecības, lai saprastu, kuras komandas biežāk mijiedarbojas, kuri darbinieki strādā kopā biežāk, kuri – retāk u.tml. Lai gan šāda izpēte aizņem laiku, vienlaikus tā palīdz saprast, cik daudz un kādas telpas ir nepieciešamas, kas, savukārt, ļauj racionāli izmantot resursus.
Ne vienmēr nepieciešamas lielas investīcijas
Lai veicinātu vēlmi strādāt klātienē, birojam jābūt ne tikai tehniski aprīkotam, bet arī estētiskam, ar pārdomātu dizainu. Gaumes ir dažādas, taču mūsdienīgu biroju noteikti raksturo lietas, kas tieši neasociējas ar darba vidi, un stils, ko drīzāk varētu ieraudzīt ārpus darba: dažādi mākslas objekti, koki, apzaļumošanas elementi u.c. Dizainā jābūt kombinācijai starp formālo un neformālo stilu. Lai to panāktu, veidojām parka zonu ar īstiem, dzīviem kokiem, sapulču telpās izvietojām galdus, kuru virsmā iestrādāts šahs vai cirka spēle, bet gaitenī – rāpšanās trepes. Daudzi interesanti un neparasti risinājumi neprasa lielas investīcijas, viss slēpjas mazajās detaļās un reizēm vienkārši jāliek lietā radošums. Darba videi ir jābūt ar savu īpašo stāstu un svarīgākais – birojam jābūt orientētam uz cilvēkiem. Tāpat kā ikvienam no mums, arī uzņēmumam ir jābūt savām mājām. Birojs ir daļa no uzņēmuma tēla, kas lieliski var atspoguļot kompānijas vērtības.
Apkārtējā vide ļoti ietekmē mūsu noskaņojumu, radošumu, gatavību “domāt ārpus kastes”. Neformālāka vide veicina atvērtību, mudina būt drošākiem un izteikt savu viedokli, tā padara iekšējo klimatu draudzīgāku un “vieglāku”. Darbinieki, kuri birojā jūtas labi un vēlas strādāt arī klātienē, var izjust lielāku piederību uzņēmumam un komandai. Ikvienā cilvēkā ir dabiska vēlme izvēlēties tādu vidi un cilvēkus, ar kuriem sakrīt vērtības, un birojs var kļūt par vietu, kur satiekas līdzīgi domājoši cilvēki ar kopīgām vērtībām un mērķiem.
Autors: Žanna Lecko-Ustinova, Helmes Latvia, SIA, Finanšu un administratīvās nodaļas vadītāja