Spēkā stājušies Ministru kabineta 21.12.2021. noteikumi Nr.877 Grāmatvedības kārtošanas noteikumi (turpmāk – Grāmatvedības noteikumi). Ir maldīgi domāt, ka tie skar tikai grāmatvedību. Nē, tie visai tieši skar arī dokumentu pārvaldību (lietvedību).
Jā, šis skats uz Grāmatvedības noteikumi nebūs pilnīgs, jo Grāmatvedības noteikumi vēl ir jauni, šis tas nav pamanīts, šis tas – pārprasts, kā jau tas parasti notiek. Tomēr tāds pirmreizējs apskats – kamdēļ ne?
Pirms sākam apskatīt Grāmatvedības noteikumus dokumentu vadības izpratnē, ātrie jautājumi – atbildes atkārtošanai. Pirmais atkārtojuma līmenis:
Primāri – kas ir e-paraksts?
- Tas ir personas paraksts elektroniskajā vidē, kuram ir juridisks spēks
Kas ir drošs e-paraksts?
- Kvalificēts e-paraksts, kuram ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku veiktam parakstam, un to atzīst visās ES dalībvalstīs (internetbankas autentifikācija nav drošs e-paraksts).
Kas ir laika zīmogs?
- Pierādījums (datums un laiks), ka e-paraksts tika izveidots brīdī, kad parakstītāja sertifikāts bija derīgs
Kur pārbaudīt e-parakstu?
- Ja persona parakstījusi dokumentu Eiropas Savienības eDokumentu standarta formātā ASICE, tad parakstu varēs pārbaudīt portālā www.eparaksts.lv
- Eiropas Savienības kopīgais e-parakstu pārbaude portāls https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation
- Eiropas Savienībā kvalificēta e-paraksta izsniedzēju saraksts: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home
Otrais atkārtojuma līmenis – Grāmatvedības likums, kurš nosaka, ka “grāmatvedības dokumenti elektroniskā formā glabājami Latvijas Republikas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā” (detalizētāk par šo skat.ieprk.blogā). Taču elektronisks nenozīmē tikai ar kvalificētu parakstu parakstītu. Tas nozīmē arī pārvērstu PDF formātā utt.
Grāmatvedības noteikumi un dokumentu pārvaldība
“3. Ja attaisnojuma dokumentus, preču piegādes dokumentus un grāmatvedības reģistrus izstrādā un noformē elektroniskā formā, tad uzņēmums attiecīgi piemēro Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumu Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām“ II nodaļā paredzēto kārtību.”
Ko tas nozīmē:
- Ar kvalificētu parakstu parakstītam dokumentam dokumenta parakstīšanas laiks ir laika zīmoga pievienošanas datums un laiks. Nejaukt ar dokumenta reģistrācijas datumu.
- Gatavojot e-dokumentu, vēlams izmantot platformneatkarīgos neīpašnieka formātos, resp., PDF/A, CSV, TXT, XML, MS Word/ MS Excel (no 2007.gada)
- Dokumenta reģistrācijas numurs nedrīkst būt tikai datnes nosaukumā vai pievienots kā atsevišķa datne, jo numuram ir jābūt nemaināmam (piemēram, ierakstītam pašā dokumentā vai parakstītajā pakotnē) un neatdalāmam no elektroniski parakstītā dokumenta.
- No elektroniskiem dokumentiem var veidot atvasinājumus papīrā
“Minētos noteikumus var attiecīgi piemērot arī:
3.1. noformējot papīra formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu vai grāmatvedības reģistru atvasinājumu elektroniskā formā (elektronisko kopiju), kā arī apliecinot tās pareizību;
3.2. izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentu, kas paredz:
3.2.1. elektroniskā formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu vai preču piegādes dokumentu apriti uzņēmumā;
3.2.2. elektroniskā formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu un grāmatvedības reģistru, kā arī papīra formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu vai grāmatvedības reģistru atvasinājumu elektroniskā formā (elektronisko kopiju) glabāšanas kārtību uzņēmumā.”
Ko tas nozīmē:
- Atvasinājumi ir jāveido tieši tā, kā to nosaka Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumi Nr.473. Protams, ievērojot arī Ministru kabineta 2018.gada 4.septembra noteikumu Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” daļā “Dokumenta atvasinājuma izstrādāšana un noformēšana” noteiktās prasības.
- Elektroniskajam dokumentam nekad neveido elektroniski apliecinātu kopiju. Jo visi elektroniski parakstītā dokumenta eksemplāri ir oriģināli.
- Ja veido elektroniski parakstīta dokumenta atvasinājumu papīra formātā, dokumentu izdrukā, “kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Kopija”” un aiz pēdējā rekvizīta, piemēram,
Dokuments ir parakstīts elektroniski, laika zīmogs pievienots 11.01.2021. plkst.19:11:09
KOPIJA PAREIZA [..]
vai
Dokumenta datums laika zīmogā: 11.01.2021. plkst.19:11:09
KOPIJA PAREIZA [..]
Kuru redakciju, pirmo, otro vai savu – gaumes lieta.
- Ja veido reģistra ieraksta elektronisko kopiju – izveido ekrānuzņēmumu vai saglabā kartīti, izveido teksta datni, kurā norāda (mans personīgais viedoklis, ka šis ir izraksts, nevis kopija)
IZRAKSTS PAREIZS
SIA X biroja vadītāja [..]
Protams, ka biroja vadītājai ir jābūt pilnvarojumam apliecināt atvasinājumu un dokumentu atvasinājuma kopuma pareizību, bez tā nekur.
Abas datnes ieliek, piemēram, vienā .edoc vai .asice pakotnē un paraksta ar kvalificētu elektronisko parakstu.
- Ja veido reģistra ieraksta papīra atvasinājumu (ar nosacījumu, ka šo dokumentu saskaņo un apstiprina) – izdruka kartīti, pirmajā lapā “KOPIJA” un aiz pēdējā rekvizīta norāda to, kas nav redzams kartītes izdrukā, bet ir pēc fakta, piemēram, apstiprinājumu ar t.s. sistēmas, iekšējo vai ne-elektronisko parakstu (kā katrs to sadzīvē sauc), piemēram,
Dokumentu RVS “V” apstiprināja valdes loceklis Jānis Bērziņš 11.01.2021. plkst.14:30:42
IZRAKSTS PAREIZS
SIA X biroja vadītāja [..]
- Nemitīgi ir jautājums, ko darīt, ja reģistrs ir tikai reģistrs, nekāda iekšējā apstiprināšana tur nenotiek, bet kopija jāveido. Spriežot pēc pieejamiem skaidrojumiem un viedokļiem, arī šajā gadījumā veido izrakstu vai kopiju un apliecina izrakstu vai kopiju, kā katrs interpretē, kas ir ierakstu reģistrā – atsevišķs dokuments vai reģistra daļa.
“54. Ja reģistru kārto un glabā tikai elektroniski, nodrošina šā reģistra attēlošanu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, arī iespēju veidot un izsniegt tā atvasinājumu papīra formā (piemēram, izdruku).”
- Atgādinājumam – izdruka nav atvasinājums. Atvasinājums ir kopija, izraksts un noraksts.
Katrā gadījumā personīgi man izskatās, ka ne Grāmatvedības likumu, ne šos noteikumus neviens nav vērtējis no dokumentu pārvaldības viedokļa. Neliels juceklis un šis tas sarežģīts.
Ir arī pozitīvā nots. Šie noteikumi neuzliek par pienākumu visu un visur grāmatvedībā parakstīt elektroniski ar kvalificētu parakstu, piemēram, spējas iedvesmas rezultātā parakstīt elektroniski visus nosūtāmos rēķinus tikai tāpēc, ka tos sūta e-pastā (neskatoties uz līgumu utt.). Šie noteikumi saka, hei, uzņēmum, ja Tev ir ar kvalificētu elektronisko parakstu parakstīts grāmatvedības dokuments, Tev būs jādzīvo šādi. Ja kāds Tev palūgs iesniegt elektroniski apliecinātu reģistra ierakstu, Tu zini, kas Tev jādara.
Kopsavilkums
- Uzņēmumiem, ja runa ir par dokumentiem ar drošu elektronisko parakstu un to atvasinājumiem, ir jāievēro Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumi Nr.473.
- Jāizmanto platformneatkarīgos neīpašnieka formāti, resp., PDF/A, CSV, TXT, XML, MS Word/ MS Excel (no 2007.gada)
- Ja reģistru kārto un glabā tikai elektroniski, jānodrošina šā reģistra attēlošanu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā.
Informācijas sagatavošanai izmantotie resursi:
- www.eparaksts.lv
- https://lvportals.lv/viedokli/335860-elektroniskas-parakstisanas-juridiskie-aspekti-kam-pieverst-uzmanibu-2021
Informāciju apkopoja un rakstu sagatavoja sistēmu analītiķe Zita Janitēna