Sazināties

Dokumentu pārvaldība – tas nav tikai papīrīšus pārnēsāt. Dokumentu pārvaldībai arī ir savs standarts!

Zita Janitēna

Zita Janitēna

25 May 2021

Šajā blogā netiek pretendēts uz patiesību, tas ir autora paustais viedoklis, pamatojoties uz bagātīgu pieredzi dokumentu pārvaldības jomā.

Papildus netiks skaidrots, kas ir dokumentu pārvaldība[1], jo šis ir blogs nevis pētījums.

 Dokumentu pārvaldība caurvij visu organizācijas darbību

Katru reizi, kad tiek veidots, parakstīts, sūtīts vai glabāts jebkāds dokuments (no personāla līdz grāmatvedībai, no nolikuma līdz sūdzībai) neatkarīgi no tā, vai dokumenta formāts ir vieninieciņi vai nullītes, vai ļoti konkrēts pH līmenis, tajā visā ir DOKUMENTU PĀRVALDĪBA.

Respektīvi, dokumentu pārvaldība – tas ir nopietni. Tas ir stāsts, kā reāli un pārbaudīti (varētu pat teikt –  tikpat kā zinātniski pamatoti) izvērtēt procesus, optimizēt laika un finanšu resursus un izvairīties no nepatikšanām.

Dokumentu pārvaldība ir vadības joma, kurai veltīts ISO 15489 Informācija un dokumentācija – Dokumentu pārvaldība, apstiprināts 2001.gadā.

Tas ir pirmais speciāli dokumentu pārvaldībai veltītais standarts, paredzēts kā palīgs organizācijām, veidojot stabilu un efektīvu dokumentu vadības sistēmu. Šajā standartā lietas tiek nosauktas īstajos vārdos – kas ir kas –  korekti, īsi un precīzi.

Ievērībai! Standarts ISO 15489-1:2016 pārklājas ar citiem standartiem (piem., nosacījums, ka  jādokumentē pret firmu vērstās sūdzības un pretenzijas, kā arī firmas atbildes uz tām).

ISO 15489 sastāv no divām daļām:

  1. Koncepcija un principi (ISO 15489-1:2016, citur ISO 15489-1:2017,

ir versijas  2001., 2003., 2007.gadā, 2016.gada versija iekļauj elektroniskos dokumentus un stingrāku dokumentu pieejamības kontroli saistībā ar Vispārējo personas datu aizsardzības regulu).

  1. Vadlīnijas (ISO/TR 15489-2:2001, atrunā ieviešanu, jaunu versiju nav).

ISO 15489-1:2016 sniedz ieteikumus specifiskiem dokumentu pārvaldības aspektiem, sākot no metadatiem (aprakstošā informācija) un beidzot ar biznesa procesu analīzi:

  • dokumenti, dokumentu sistēmas un dokumentu metadati,
  • politika, uzraudzība un apmācība, kas atbalsta  efektīvu dokumentu pārvaldību,
  • biznesa procesu analīze un prasību noteikšana,
  • uzskaites kontrole,
  • dokumentu izveide, pieejamība un pārvaldība[2].

Iepazīties ar standartu var diemžēl pa maksu https://www.iso.org, https://www.lvs.lv/ un citur.

Latvijas Republikā nav normatīvo aktu, kas pārņemtu standarta ISO 15489-1:2016 prasības kā, piemēram, ja runa ir par arhivēšanu vai elektroniskajiem dokumentiem.

Jāņem vērā arī, ka Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem ir augstāks spēks un standartu lietošana ir brīvprātīga līdz brīdim, kad prasības parādās normatīvajos aktos.

Situācijas konstatācija vedina uz jautājumu, kas to kūrē?

Šo procesu kūrē lietvedis, kura izglītības virzienu sauc par dokumentu pārvaldības speciālistu vai dokumentu sistēmas vadītāju, vai informācijas analītiķi.

Lietvedis nodrošina dokumentu, t.sk. elektronisko dokumentu apriti, izstrādā procedūras[3] (dažviet pat politiku!), kas attiecas uz dokumentu noformēšanu, apriti, glabāšanu, koplietošanu, sūtīšanu un iznīcināšanu, kā arī novērtē procedūru efektivitāti un to atbilstību normatīvajiem aktiem un realitātei.

Jā, jā, realitātei! Nav nekāda labuma no papīra teicamniekiem, kam mamma pilda matemātiku, tāpat nav nekāda labuma no procedūras, kas dzīvo tikai papīrā, bet realitātē viss ir savādāk.

Šim profesionālim ir jāpārzina dokumentu pārvaldības normatīvie akti. Respektīvi, viss, kas saistās ar dokumentu izveidi, noformējumu, apriti… Faktiski viņiem jāpārzina visa organizācijas dokumentu aprite.

Šis profesionālis strādā ar darbiniekiem, kas izmanto elektroniskās sistēmas, respektīvi, nu jau pulka tā, ko ikdienā dara dokumentu pārvaldības speciālists, ir saistīts ar “datoru un tehnoloģijām”. Un, starp citu, piemēram, ASV šāda speciālista vidējais atalgojums pirms pandēmijas bija  USD 88550 gadā.[4] Taču par to neraudāsim, jo mēs tagad un šeit neko mainīt nevaram, bet mums ir uz ko tiekties.

Lai sakārtotu šos jautājumus, var izmantot dažādus dokumentu pārvaldības risinājumus, kas būtu piemēroti, sākot ar maziem līdz pat lieliem uzņēmumiem.


[1] No likuma (https://likumi.lv/ta/id/205971-arhivu-likums pirmā panta 14.punkts) ilustrācijai: “[..] vadības joma, kas nodrošina publisku dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, kontroli, glabāšanu un pieejamību līdz nodošanai glabāšanā institūcijas arhīvā, kā arī to dokumentu iznīcināšanu, kuriem nav arhīviskās vērtības [..]”. Būsim gan korekti, šis attiecināms tikai uz tiem, uz kuriem attiecas pats likums.

[2] https://www.iso.org/standard/62542.html

[3] Ar procedūrām šeit ir domāts plašāk – ne tikai “procedūras”, bet arī normatīvos aktus

[4] https://study.com/articles/document_management_specialist_job_description_salary.html